Die beiden Firmen Mindjet und Netviewer haben gemeinsam eine Umfrage zum Thema "Meeting-Kultur" in Deutschland, sterreich und der Schweiz durchgeführt, an der mehr als 800 Teilnehmer - überwiegend Mitglieder der Geschäftsleitung und leitende Angestellte - teilgenommen haben. Danach gaben 61% der Befragten an, in fast jedem zweiten Meeting das Gefühl zu haben, dass die Besprechung unproduktiv, nicht zielführend oder sogar umsonst gewesen sei. "Berücksichtigt man, dass ein Drittel der Befragten angibt, täglich drei bis vier Stunden in Meetings zu verbringen, wird die Notwendigkeit für einen Wandel in der Meetingkultur mehr als deutlich", schreiben die Studienverfasser.

Computerwoche-Redakteur Wolfgang Sommergut greift das in seinem Weblog auf und schreibt: "Da kann man natürlich einwenden, die Untersuchung sei von Interessen geleitet, denn die beiden Firmen bieten Tools an, die Vor-Ort-Besprechungen durch Online-Konferenzen ersetzen können. Trotzdem würde ich nach meiner Erfahrung den Ergebnissen zustimmen - aber nicht den Schlussfolgerungen: Unnötige Meetings sollte man streichen und nicht online abhalten."Das erinnert mich an ein kürzlich stattgefundenes Gespräch mit einem Anwender einer solchen Webconferencing-Lösung. Die vwd Vereinigte Wirtschaftsdienste GmbH mit Hauptsitz in Eschborn, größter deutscher Anbieter von Finanzinformations-Dienstleistungen, setzt seit einigen Monaten erfolgreich die modular aufgebaute Webconferencing- und Rapid-E-Learning-Lösung Breeze von Macromedia ein. Statt der bisher üblichen Dienstreisen finden nun immer öfter zeitsparende Online-Meetings statt.

"Wir rechnen schon heute mit einer Reduzierung der Reisekosten um rund 30 Prozent und wollen diesen Wert weiter steigern", sagte John Weber, Vice Executive Director Technology Solutions in der vwd group, in dem Interview . Qualitätseinbußen in der Kommunikation gebe es beim Einsatz von Macromedia Breeze nicht. "Natürlich", so Weber, "können Webkonferenzen nicht sämtliche persönlichen Treffen ersetzen, aber für die tagtäglichen Arbeitsmeetings sind sie eine echte Alternative". Vor allem wenn es sich um kürzere Besprechungen handelt, für die nicht gleich ein ganzer Tag eingeplant ist.

In einem dezentral organisierten Unternehmen wie der vwd group, deren über 270 Mitarbeiter auf die Standorte Berlin, düsseldorf, Herzogenrath, Eschborn, Schweinfurt, Stuttgart, München, Hamburg und Kaiserslautern bundesweit verteilt sind, zahlt sich die Nutzung dieser Technologie auf jeden Fall schnell aus. Neben den niedrigeren Reisekosten geht es dabei vor allem um den Zeitgewinn und die damit verbundene Produktivitätssteigerung. Statt für ein 3-Stunden-Meeting auch noch zusätzlich jeweils mehrere Stunden für die An- und Abreise einplanen zu müssen, benötigen die Teilnehmer jetzt nur noch die reine Besprechungszeit.

Und die ist auch noch kürzer als früher. Denn in einem virtuellen Meeting - so die praktische Erfahrung bei der vwd group - kommen die Teilnehmer schneller auf den Punkt und schweifen nicht wie bei einem persönlichen Treffen häufig vom eigentlichen Thema ab.